How to store product documentation

Документы на профессиональную продукцию нужны не только для проверок, но и для внутреннего контроля. Правильно организованное хранение помогает быстро найти нужную информацию и подтвердить происхождение партии.

Какие документы хранить

• регистрационные документы и декларации;
• инструкции по применению;
• договоры и накладные;
• документы о качестве и происхождении партии;
• подтверждения условий хранения и транспортировки.

Как организовать хранение

Используйте единую систему: папки по брендам или категориям, электронный реестр с указанием номеров документов и сроков действия. Назначьте ответственного за актуальность документов.

Сроки хранения

Сроки хранения зависят от требований законодательства и внутренних регламентов клиники. Уточните их у юриста или бухгалтера и зафиксируйте в регламенте.

Проверка актуальности

Периодически проверяйте сроки действия документов и обновляйте копии. Это поможет избежать ситуаций, когда документ просрочен в ответственный момент.

Смотрите: документы при поставке, учёт продукции и FAQ.

Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию специалиста.